Webmeetings effizient gestalten

Die Durchführung von Webmeetings wird zum unverzichtbaren Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Die neue VDI-Publikation „Webmeetings effizient gestalten“ gibt konkrete Tipps, zu verschiedenen Kommunikationsformaten und ihren unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten und zur technischen Ausstattung. Sie soll dazu anregen, diese Art der Zusammenarbeit weiter zu institutionalisieren.

Jedes Format hat eigene Anforderungen

Ortsunabhängige Zusammenarbeit kann mithilfe unterschiedlicher Kommunikationsformate unterstützt werden. Unterschieden werden kann man hier zwischen Webmeetings für eine gezielte virtuelle Zusammenarbeit, Webseminaren für die Vermittlung von Wissen an ein größeres Publikum mit eingeschränkter Interaktion sowie Video- und Telefonkonferenzen. Einen Sonderfall bilden hybride Sitzungen, bei denen sich ein Teil der Teilnehmenden in einem Raum befindet und weitere Teilnehmende über Medien zugeschaltet werden.

Internetverbindung besser ausschöpfen

Die technische Ausstattung ist Voraussetzung, um Webmeetings reibungsfrei durchführen zu können. Zur Grundausstattung gehören ein geeigneter Computer und ein Headset. Organisierende benötigen darüber hinaus eine entsprechend lizenzierte Softwarelösung. Digitale Kommunikationstools setzen – vor allem bei vielen Teilnehmenden – eine stabile Internetverbindung voraus. Die bestehende Internetverbindung kann durch folgende Punkte besser ausgeschöpft werden:
•    direkte Kabelverbindung anstelle von W-LAN wählen
•    nicht benötigte Programme im Hintergrund schließen
•    VPN-Verbindungen trennen
•    Videoübertragung deaktivieren

Welche Funktionalitäten brauche ich unbedingt?

Gängige Softwarelösungen bieten neben der reinen audiovisuellen Übertragung eine Vielzahl von Funktionalitäten, z.B. Screensharing, Übergabe der Steuerung an andere Teilnehmer, Austausch per Chat, Aufzeichnung des Webmeetings. Simultane Zusammenarbeit an einem Dokument kann durch Filesharing realisiert werden. Bei der Auswahl der Software ist auf eventuelle Zugangsbeschränkungen von mitarbeitenden Organisationen, sowie einhergehende Sicherheits- und Datenschutzaspekte und Lizensierungsmodelle zu achten. Zudem können einige Softwarelösungen ohne vorherige Installation nur eingeschränkt genutzt werden.

Webmeetings richtig vorbereiten

Die effiziente Durchführung eines Webmeetings bedarf organisatorischer sowie inhaltlicher Vorbereitung. Zu besprechende Inhalte und Ziele des Webmeetings, Einladung mit Termin und Agenda sollten mit den Teilnehmenden im Vorfeld kommuniziert werden. Des Weiteren könnte es hilfreich sein, eine Testmöglichkeit vorzusehen. Da Webmeetings gerade bei der Moderation erhöhte Aufmerksamkeit erfordern, empfiehlt es sich, die Dauer eines Webmeetings auf einen überschaubaren Zeitraum festzulegen oder Pausen einzuplanen. Bei internationalen Webmeetings sind außerdem die unterschiedlichen Zeitzonen zu beachten.

Worauf beim Ablauf achten?

Webmeetings haben andere Rahmenbedingungen als Präsenzveranstaltungen. Die Moderation sollte die Teilnehmenden wissen lassen, dass sie sich in einem Webmeeting ihrer Organisation befinden. Beispielsweise kann die Einbindung des Firmenlogos hilfreich sein den „Wohlfühl-weil-bekannt-Faktor“ zu steigern. Eine Vorstellungsrunde ist ebenfalls hilfreich, wenn sich die Teilnehmenden eines Webmeetings nicht kennen. Die virtuelle Zusammenkunft erfordert außerdem auf weitere Punkte zu achten: Lichtverhältnisse bei Webcam-Übertragung prüfen, Hintergrund beachten, richtige Körperhaltung einnehmen, für Verpflegung sorgen und Nebengeräusche vermeiden.

Spielregeln festlegen

Um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen, empfiehlt es sich, neben der Vorbereitung Spielregeln für das Webmeeting festzulegen. Verbindliche Rückmeldungen auf Einladungen, Pünktlichkeit und eine entsprechende Vorbereitung auf das Webmeeting wird von allen Teilnehmenden verlangt. Hilfreich ist es, zu Beginn des Webmeetings zu vereinbaren, ob die Videoübertragung ein- oder ausgeschaltet werden sollte und wie mit Wortmeldungen umzugehen ist. Um Störgeräusche zu vermeiden, sollten die Mikrofone der Teilnehmenden auf „stumm“ geschaltet werden, solange derjenige nicht spricht.

Hybrid wird zum neuen Normal

Hybride Sitzungen bieten viele Vorteile und werden zukünftig aller Voraussicht nach das neue Normal sein. Neben allen Vorteilen eines Webmeetings können Teilnehmende trotzdem persönlich in Kontakt treten, wenn sie es wollen. Damit hybride Sitzungen gelingen und keine „Teilnehmenden zweiter Klasse“ entstehen, müssen alle Teilnehmenden miteinander interagieren können. Dies stellt erhöhte Anforderungen an das verwendete Equipment und die Moderation. Letztere muss eine hohe Medienkompetenz aufweisen, damit sie sich während der Sitzung auf die Inhalte und die Personen im physischen sowie virtuellen Raum konzentrieren kann.

Ansprechpartner im VDI:
Mehmet Bozkurt, M.Sc.
Technik und Gesellschaft
E-Mail: bozkurt@vdi.de